Integritetspolicy

Vad är en personuppgift?

Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. En identifierbar person är en person som kan identifieras, direkt eller indirekt, genom hänvisning till ett identifikationsnummer eller till en eller flera faktorer som är specifika för hans fysiska, fysiologiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Detta kan inkludera (men inte begränsas till): Namn, signatur, personnummer och kontaktuppgifter såsom e-post och telefonnummer.

Vad är känslig data?

Vissa personuppgifter är till sin natur särskilt känsliga och har därför ett starkare skydd i dataskyddsförordningen. Det handlar om så kallade känsliga personuppgifter som till exempel personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller uppgifter om hälsa och sexualliv, men även personuppgifter som rör lagöverträdelser som innefattar brott.

Vad är en personuppgiftsansvarig?

Personuppgiftsansvarig är den organisation som bestämmer för vilka ändamål uppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till. Personuppgiftsansvarig är:

ForumCiv, Enskilda organisationers biståndssamverkan
Alsnögatan 7
116 44 Stockholm
Organisationsnummer: 802400-7620

Vad är rättslig grund?

I enlighet med förordningen är rättslig grund en nödvändighet för behandling av personuppgifter. Det finns sex tillämpbara rättsliga grunder för behandling av personuppgifter:

• Samtycke: Den registrerade har gett sitt samtycke till behandlingen av hans eller hennes personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål.
• Kontrakt: Behandling är nödvändig för utförandet av ett kontrakt till vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan kontrakt ingås.
• Rättslig förpliktelse: Behandling är nödvändig för att följa en lagstadgad skyldighet som den personuppgiftsansvariga är föremål för
• Skydd för grundläggande intressen: Behandling är nödvändig för att skydda den registrerades eller andra fysiska personers vitala intressen.
• Allmänt intresse: Bearbetning är nödvändig för utförandet av en uppgift som utförs i allmänhetens intresse eller i utövandet av den officiella myndighet som är tillställd den personuppgiftsansvarige
• Intresseavvägning: Bearbetning är nödvändig för de legitima intressen som förvaltaren eller tredje part förfogar över, utom när sådana intressen överträtts av intressen eller grundläggande rättigheter och friheter hos den registrerade som kräver skydd av personuppgifter, särskilt om uppgifterna ämnet gäller är ett barn.

Det här avsnittet beskriver hur vi behandlar dina personuppgifter och syftet med behandlingen. Vi behandlar dina personuppgifter i följande situationer:

1. Medlemsorganisationer
   ForumCiv behandlar personuppgifter när en organisation ansöker och är godkänd för medlemskap. De personuppgifter vi behandlar för olika specifika syften vid ansökan och medlemskap är namn, e-postadress, telefonnummer och, om nödvändigt, adress.
   
   Ändamålen för behandlingen av dina personuppgifter är att upprätthålla en god registervård, att sköta medlemsadministrationen och att skicka ut medlemsnyheter, utvärderingar och inbjudningar till möten och seminarier. Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter för statistiska ändamål. Dina personuppgifter kommer med nödvändighet att behandlas i ForumCivs olika IT-system. Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till andra utvalda företag och organisationer som ForumCiv samarbetar med för nödvändig behandling kopplad till ert medlemskap.
   
   Vi behandlar dina personuppgifter på den rättsliga grunden av att det är nödvändigt för utförandet av ett kontrakt eller för att vidta åtgärder innan kontrakt ingås. Det innebär att din organisation, genom att ansöka om medlemskap och betala medlemsavgifter, ingår ett avtal med ForumCiv.
2. Upphandlingar
   ForumCiv annonserar öppna upphandlingar på vår hemsida och i andra medier. Våra upphandlingsrutiner involverar behandlingar av personuppgifter till representanter, kontaktpersoner och andra relevanta anställda för potentiella leverantörer.
   
   Personuppgifter vi behandlar är namn, titel och kontakuppgifter av representanter för potentiella leverantörer. Vi behandlar personuppgifter som lämnats av potentiella leverantörer som en del av anbuden. Sådana personuppgifter inkluderar men är inte begränsade till namn, titel, kontaktuppgifter, utbildnings- och erfarenhetshistorik, annan biografisk information och referenser.
   
   Vi behandlar personuppgifter för att kunna genomföra upphandlingar, det vill säga att identifiera, bjuda in och välja lämpliga och kvalificerade leverantörer, att utvärdera anbud och att tilldela kontraktet till leverantören som lämnar det mest fördelaktiga anbudet. Vi behandlar dina personuppgifter på den rättsliga grunden rättslig förpliktelse, där behandling är nödvändig för att följa bokföringslagen. Vi behandlar också personuppgifter på den rättsliga grunden av att det är nödvändigt för utförandet av ett kontrakt eller för att vidta åtgärder innan kontrakt ingås.
    
3. När du kommunicerar med oss
   Du kan kommunicera med oss på olika sätt, till exempel via e-post eller sociala medier, där vi behandlar alla personuppgifter som du eventuellt skickar till oss. Personuppgifter inkluderar, men är inte begränsade till, namn och kontaktuppgifter. Vi kan också behandla personuppgifter relaterade till ditt ärende.
   
   Syftet med behandlingen av personuppgifter är att svara på dina frågor och ärende som vilket du kontaktade ForumCiv. Den lagliga grunden för vår databehandling är legitimt intresse.
    
4. Nyhetsbrev
   ForumCiv skickar ut flera nyhetsbrev genom mejllistor. När du registrerar dig som prenumerant får du nyhetsbrev med regelbundna uppdateringar kring vårt arbete, samt inbjudningar till seminarier eller evenemang. När du registrerar dig för ett nyhetsbrev behandlar vi din e-postadress.
   
   Vi behandlar dina personuppgifter för att förse dig med de nyhetsbrev som du har anmält dig till. Detta sker endast på den lagliga grunden att du ger ditt samtycke. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke. För att göra det, avsluta prenumerationen genom att klicka på länken i slutet av varje nyhetsbrev.
    
5. Events
   ForumCiv arrangerar regelbundet en mängd olika evenemang, seminarier, kurser och workshops. Vi kan kräva att du registrerar dig för att delta i sådana event.
   
   Vi bearbetar information som du anger när du registrerar dig till ett evenemang. Det inkluderar, men är inte begränsat till, namn, kontaktinformation, kön och adress. Vi kan också behandla data som fotografier, video och ljudinspelningar från evenemang arrangerade av ForumCiv eller i sammarbete med andra aktörer.
   
   Personuppgifter behandlas för att administrera evenemangsdeltagande. Vi kan också använda datan i vissa fall för statistiska ändamål. Vi behandlar personuppgifter på den rättsliga grunden av att det är nödvändigt för utförandet av ett kontrakt eller för att vidta åtgärder innan kontrakt ingås. Det betyder att genom att anmäla dig till ett seminarium eller evenemang ingår du i ett kontrakt med ForumCiv.
    
6. Bidragsförmedling
   ForumCiv behandlar data när en organisation ansöker om behörighetsbedömning och/eller bidrag. Personuppgifter vi behandlar enligt specifika ändamål av behörighetsbedömningen och/eller bidragsansökan är: namn, e-post, mobilnummer och i vissa fall postadress.
   
   Syftet med behandlingen av dina personuppgifter är att behålla bra registerhantering, samt granskning och hantering av projektadministration. Vi kan också behandla dina personuppgifter för statistiska ändamål. Din personliga information kan behandlas i ForumCivs olika IT-system och kan också lämnas till andra utvalda företag och organisationer som ForumCiv samarbetar med för den nödvändiga behandlingen som är relaterad till ditt ärende.
   
   Vi behandlar dina personuppgifter på den rättsliga grunden av att det är nödvändigt för utförandet av ett kontrakt eller för att vidta åtgärder innan avtal ingås. Det innebär att genom att söka om behörighet och/eller projektbidrag via ForumCiv ingår du i ett kontrakt med oss. Vi behandlar också dina personuppgifter på den lagliga grunden för rättslig förpliktelse, enligt Bokföringslagen och Arkiveringslagen.
   
   Behandling av personuppgifter som anses vara känslig utförs endast om det är nödvändigt och enligt lag. ForumCiv har specialanpassade system för hantering av klassificerade projektansökningar och projekt.
7. Rekryteringar
   Tillgängliga positioner annonseras på vår hemsida och i sociala medier. Vi behandlar personuppgifter som lämnas in i arbetsansökningar, meddelanden om rekryteringsprocessen och information om intervjuer. Personuppgifter om eventuella referenser som du tillhandahåller behandlas också.
   
   ForumCiv behandlar informationen du tillhandahåller i din arbetsansökan och i meddelanden om rekryteringsprocessen, Det inkluderar, men är inte begränsat till namn, ålder, personlig kontaktuppgifter, adress, utbildning- och anställningshistorik, annan biografisk information och referenser. Syftet med behandlingen av dessa uppgifter är att administrera rekryteringsprocessen och utvärdera din arbetsansökan. Den rättsliga grunden för behandlingen är intresseavvägning, men också på grundval av att det är nödvändigt för utförandet av ett kontrakt eller för att vidta åtgärder innan kontrakt ingås.

Tillhandahållande av data 

Du har ingen laglig eller avtalsenlig skyldighet att lämna uppgifter till ForumCiv för ovan nämnda situationer. Om du inte tillhandahåller informationen kan ForumCiv dock inte behandla ditt ärende/ansökan etc. på ett korrekt sätt eller inte alls.

Tredje part

Vi kommer aldrig sälja dina personuppgifter till någon tredje part. Vårt arbete för dig kan dock kräva att vi överför din information till våra leverantörer av IT-tjänster i syfte att fullfölja vår verksamhet och tillhandahålla tjänster som du efterfrågar. När vi använder tredjepartsleverantörer, ger vi endast ut de personuppgifter som är nödvändiga för att leverera tjänsterna.

Vår webbplats använder kakor (cookies). Alla som besöker en webbplats som använder kakor måste enligt lag få information om att webbplatsen innehåller kakor, vad de används till och hur man kan välja bort dem.

En kaka är en textfil som webbplatsen begär att få spara på besökarens dator. Kakor används för att skapa olika funktioner och genom att samla information analysera hur besökare använder webbplatsen.

Kakor som forumciv.org använder:

Cookie-agreed
Används för att kontrollera besökarens medgivande för hantering av kakor. Förstapartscookie som lagras i 100 dagar.

_ga, _gat och _gid
Tredjepartscookie från Google Analytics. Används för statistik om användning av webbplatsen. 
_ga lagras i två år och används för att särskilja användare. _gat lagras i tio minuter och används för att reglera frekvens av anrop. _gid lagrar inte någon information utan begränsar antalet anrop som görs.

Hotjar
Analyskakor som används för statistik om användning av webbplatsen.

Återkalla samtycke

För att återkalla ditt samtycke, klicka på länken "Kakor" i högra hörnet på webbplatsen.

Stänga av kakor

Om du som besökare inte vill att webbplatsen använder kakor kan du stänga av funktionen i din webbläsares säkerhetsinställningar. Då kommer inga kakor att lagras. Observera att användarupplevelsen kan försämras om du blockerar kakor.

Som en del av de tjänster som vi erbjuder via denna webbplats kan informationen som du ger oss överföras till länder utanför EU ("EU"). Till exempel kan vissa av våra leverantörer från tredje part vara belägna utanför EU. Om så är fallet kommer vi vidta åtgärder för att se till att rätt säkerhetsåtgärder vidtas så att dina personuppgifter fortsätter att skyddas enligt vad som anges i denna policy. Genom att lämna dina personuppgifter godkänner du överföringen, lagringen eller behandlingen. När våra leverantörer befinner sig i USA har vi försäkrat oss om att deras tjänster omfattas av "Privacy Shield", där medverkande företag anses ha ett adekvat skydd och därmed möjliggör överföringen av information från EU till USA.

Om du använder våra tjänster när du är utanför EU, kan din information överföras utanför EU för att ge dig dessa tjänster.

När du lämnar personuppgifter till oss, har vi åtgärder för att se till att de behandlas säkert. Dina personuppgifter används endast utifrån förutbestämd laglig grund eller det specifika syftet av ForumCivs verksamhet. Dina uppgifter skyddas av en viss IT-miljö där endast behöriga personer har rätt åtkomst.

Icke-känsliga uppgifter (din e-postadress etc.) skickas normalt över internet, och kan aldrig garanteras 100% säkerhet. Som ett resultat av detta kan vi inte garantera säkerheten för alla personuppgifter som du skickar till oss och det sker därför på egen risk. När vi har fått dina personuppgifter gör vi vårt bästa för att säkerställa säkerheten på våra system. Där vi har gett (eller där du valt) ett lösenord som gör att du får tillgång till vissa delar av vår webbplats, är du ansvarig för att hålla detta lösenord hemligt. Vi ber dig att inte dela ditt lösenord med någon.

ForumCiv analyserar inte dina personliga uppgifter för profilering och marknadsföring.

1. Medlemsorganisation
Vi kommer att spara dina uppgifter så länge medlemskapet sträcker sig. Om din ansökan om medlemskap inte beviljas av ForumCiv, tar vi bort personuppgifterna inom 6 månader.

2. Upphandlingar
Vi sparar dina uppgifter i 7 år i enlighet med bokföringslagen.

3. När du kommunicerar med oss
Så länge som det är nödvändigt för att fullfölja förfrågan, eller så länge som krävs enligt lag eller förordning.

4. Nyhetsbrev
Vi spara dina uppgifter tills du tar tillbaka ditt samtycke.

5. Events
Vi sparar dina uppgifter i 2 år för att uppfylla Sidas krav på uppföljning och rapportering.

6. Bidragsförmedling
Vi kommer att spara dina uppgifter under behörighetsbedömningen och/eller bidragsansökan och projektimplementeringen. Dokument som skickas till oss för att granska organisationens behörighet och innehåller personuppgifter sparas i ett år. Om din organisation får bidrag från ForumCiv lagras dina personuppgifter i sju år efter det att projektet är färdigt i enlighet med Bokföringslagen och Arkiveringslagen. Avslagna ansökningar om behörig organisation kommer att raderas inom 12 månader.

7. Rekryteringar
Personuppgifter från sökande som inte kallas för en intervju kommer raderas omedelbart med radering av annonsen. Personuppgifter från kandidater som kallas till intervju sparas i 2 år enligt den svenska diskrimineringslagen (DO).

Enligt dataskyddsförordningen har du rätt att begära ett gratis registerutdrag per år som visar hur dina personuppgifter behandlas i ForumCivs olika system och register. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter som behandlas, syftet med behandlingen, lagringstiden och de mottagare som uppgifterna lämnas ut till, logiken bakom automatiserad behandling av personuppgifter och konsekvenserna av sådan behandling.

Du har också rätt att få felaktiga data rättad eller raderad om behandlingen inte är utförd i enlighet med dataskyddsförordningen.

Hur man gör en förfrågan

För att ansöka om ett registerutdrag kan du använda formuläret som du hittar längst ner på sidan.  

När du fyller i formuläret är det viktigt att ditt personnummer, ditt namn och din adress. Du ska också skriva under med din egna signatur.

Skriv ut formuläret, skriv under och skicka din förfrågan till:

ForumCiv
Alsnögatan 7
116 41 Stockholm

Registerutdraget skickas sedan via post till din folkbokföringsadress.

Rättelse, radering och överföring

Om de personuppgifter vi behandlar är felaktiga, har du rätt att kontakta oss och begära rättelse och i vissa fall radering av uppgifterna. Vi kommer också att undersöka om din förfrågan är berättigad och i sådana fall ändra eller komplettera uppgifterna i enlighet med dina instruktioner.

På grund av särskilda omständigheter kan du också i vissa fall göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter. I sådana fall kommer ForumCiv att undersöka om det finns ett berättigat intresse för fortsatt bearbetning av dina uppgifter.

Du kan begära att behandlingen av dina personuppgifter blir begränsad under tiden av vår undersökning som beskrivs enligt ovan.

Du har också rätt att få de personuppgifter som du har gett oss, i ett strukturerat och maskinläsbart format och utan dröjsmål möjlighet att överföra datan till en annan personuppgiftsansvarig om: bearbetningen är baserad på samtycke eller på ett kontrakt och bearbetningen genomförs med automatiska medel.

Vi vill se till att dina personuppgifter är korrekta och uppdaterade. Om du har frågor angående behandlingen av dina personuppgifter, kontakta oss via e-post privacy@forumciv.org eller skriv till ovanstående adress.