Kvalitetssäkring och transparens

Vi arbetar ständigt med att förbättra kvaliteten på alla nivåer i vårt arbete. Det finns ett omfattande regelverk för vårt arbete. ForumCiv styrs också av externa regler och krav från Sida och andra finansiärer när vi vidareförmedlar pengar till andra organisationer.

Biståndet kontrolleras i flera steg

Vi vill att svenskt bistånd ska vara effektivt och transparent och göra skillnad för de mest utsatta. Vi följer därför kontinuerligt upp vårt arbete och utvärderar de projekt vi stödjer. Här berättar vi om de olika stegen:

Innan en organisation får medel

Innan en organisation kan söka medel görs en förberedande granskning av organisationen. Där bedöms bland annat dess kapacitet att kunna hantera medel, dess demokratiska organisationsstruktur och dess värdegrund. Om organisationen godkänns kan den efter det söka medel. Ytterligare en granskning sker då utifrån de specifika kriterier som gäller för ForumCivs olika program.

Kontroller av kvalificerad revisor

En grundläggande kontroll av att medel använts på riktigt sätt av de lokala organisationer som vi stödjer i Asien, Latinamerika, Afrika och Östeuropa är den revision som görs av kvalificerad revisor enligt internationell standard efter varje projektperiod, och i de flesta fall även årligen. I de fall då en av ForumCivs medlemsorganisationer förmedlat medel till en lokal organisation gör en svensk kvalificerad revisor även en granskning av både den svenska och den lokala organisationens användning av medel. En kvalificerad revisor gör också årligen en övergripande revision av hur ForumCiv har hanterat medel från varje enskild givare.

Granskar och har löpande dialog

När en organisation fått medel från ForumCiv gör handläggare med stöd av finansiell controller en granskning av årliga rapporter och slutrapport, inklusive en granskning av den revision som gjorts. Granskningen är inte enbart av att organisationen genomfört projektet enligt avtalet med ForumCiv och att medel använts på rätt sätt, utan också av de resultat som uppnåtts och vad man kan lära sig av projektet. På så sätt kan biståndet kontinuerligt bli bättre.

Vi hanterar avvikelser

I de fall då avtal inte efterlevs och att en organisation inte kan verifiera att medel använts på ett riktigt sätt uppstår ett avvikelseärende. I de flesta fall uppstår dessa som ett resultat av ForumCivs egna kontrollsystem, men ibland uppmärksammas ForumCiv på eventuella oegentligheter från visselblåsare. En avvikelse behöver inte vara av finansiell karaktär, utan kan också vara till exempel misstanke om nepotism eller sexuella trakasserier.

I fall som innebär eller kan innebära oegentligheter upprättar ForumCiv ett undersökningsteam för att fördjupa granskningen. Om slutsatsen är att all användning av medel inte kan redovisas enligt avtal blir organisationen återbetalningsskyldig på det belopp som inte kan redovisas. Att ett belopp inte kan redovisas enligt avtal innebär inte nödvändigtvis att medel använts felaktigt, utan kan bero på att till exempel nödvändiga kvitton saknas.

Läs mer om vår visselblåsartjänst här.

FACT - ett verktyg för djupgående granskningar

Varje år gör ForumCiv djupgående granskningar, så kallade FACT, av ett antal svenska och lokala organisationer för att säkerställa att organisationerna har de system som krävs för att hantera och rapportera biståndspengar. Granskningarna säkerställer också att organisationerna fungerar enligt demokratiska principer. Urvalet görs dels slumpmässigt, dels ifall ForumCiv har uppmärksammat svagheter i samband med rapportering eller genom uppföljningsresa.

Hur kontrollerar Sida verksamheten?

Som samarbetspartner till Sida görs en omfattande bedömning av ForumCivs kapacitet samt den planerade verksamheten innan avtal tecknas. ForumCiv ansvarar för att verksamheten sker i enlighet med de villkor som specificeras i avtalet med Sida. Det gäller bland annat krav på revision, upphandling, uppföljning, rapportering och dokumentation. De krav som Sida ställer på ForumCiv ska också efterföljas av ForumCivs partners. 

ForumCiv är en ideell organisation och lyder inte under offentlighetslagstiftningen. Den del av vårt arbete som är finansierad genom Sida granskas direkt av myndigheten. Den omfattande dokumentationen av vårt arbete som skickas till Sida är offentliga handlingar och kan begäras ut från myndigheten. Däremot kan ForumCiv inte administrera prövning och utlämning av handlingar som enskilda organisationers ansökningar, rapporter eller våra bedömningar. I stället hänvisar vi direkt till våra partners för mer information om enskilda projekt.

Sidas CSO-databas samlar information om biståndet

Varje år rapporterar ForumCiv in resultaten för pågående och avslutade projekt som finansierats av Sida till Sidas CSO-databas. I databasen kan du hitta information om enskilda projekt, inklusive budget, utfall samt svenska och lokala samarbetsorganisationer. Information om projekten uppdateras löpande och resultat presenteras årligen eller efter aktivitetsperiodens slut. 

Hitta information i databasen här.

Så ökar vi transparensen och effektiviteten i svenskt bistånd 

ForumCiv arbetar för att öka effektiviteten i svenskt bistånd genom transparenta och lokalt förankrade samarbeten. Genom lokala organisationer och samarbetspartners är vi i civilsamhället välförankrade i de samhällen där vi arbetar. Det möjliggör ett effektivt utvecklingssamarbete som är anpassat efter de utmaningar som finns och kunskap om hur de kan lösas, där de mest utsatta människornas röster och behov blir hörda.  

I vårt opinionsbildande arbete lyfter vi behovet av lokalbaserad kommunikation och resultatspridning. Vi vill visa upp det svenska biståndets goda resultat och belysa de lokala behov som finns, vilket ska styra biståndets inriktning. Denna form av kommunikation bidrar till att öka biståndets transparens gentemot skattebetalare. Vi arbetar för att Sveriges bistånd ska följa principerna för effektivt utvecklingssamarbete som tagits fram genom det Globala partnerskapet för utvecklingseffektivitet, GPEDC.